E-Rechnung-Pflicht 2027/2028: Was Selbstständige jetzt tun müssen

Eine PDF-Rechnung per E-Mail fühlt sich digital an. Für das Finanzamt ist sie es bald nicht mehr. Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland Schritt für Schritt die E-Rechnung-Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen. Ab 2027 müssen die ersten Betriebe E-Rechnungen verschicken, ab 2028 fast alle. In diesem Ratgeber erfährst du, ab wann das für dich gilt, welche Ausnahmen es gibt, was eine echte E-Rechnung ist und was dich die Umstellung kostet. Mit einem Check, der dir in einer Minute sagt, wo du stehst.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Der Computer des Empfängers kann sie automatisch auslesen: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung. Die Daten stecken in einer XML-Datei, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Menschen können sie nur mit einem Anzeigeprogramm lesen. Pflicht bei Rechnungen an Behörden.
• ZUGFeRD: eine PDF-Datei, in die die XML-Daten eingebettet sind. Menschen sehen eine normale Rechnung, der Computer liest die Daten. Gültig ab Version 2.0.1 – die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen allerdings nicht aus.

Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht für dich?

Die Pflicht kommt in drei Stufen. Welche davon dich betrifft, hängt davon ab, was du tust: Rechnungen empfangen oder Rechnungen schreiben.

Die drei Stufen der E-Rechnung-Pflicht

1. 1. Seit 1. Januar 2025: Empfangen

   Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen können. Das gilt ohne Ausnahme, also auch für Kleinunternehmer und Freiberufler. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, genügt. Eine automatische Weiterverarbeitung ist nicht vorgeschrieben.

2. 2. Ab 1. Januar 2027: Ausstellen für größere Betriebe

   Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen verschicken. Wer darunter liegt, darf 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben – PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.

3. 3. Ab 1. Januar 2028: Ausstellen für alle

   Die Umsatzgrenze fällt weg. Alle Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen dann E-Rechnungen sein. Es bleiben nur die dauerhaften Ausnahmen.

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Betriebe heißt das: Bis Ende 2027 darfst du weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Ab 2028 nicht mehr. Das klingt nach viel Zeit. Aber wer 2027 ohne Druck umstellt, kann in Ruhe testen, statt im Dezember hektisch ein Programm zu suchen.

Mach den Check: Musst du E-Rechnungen schreiben?

Welche Ausnahmen gelten?

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Diese Fälle sind dauerhaft ausgenommen:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Wer nur an Verbraucher verkauft, muss keine E-Rechnungen schreiben. Empfangen können muss er sie trotzdem.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Zum Beispiel ein Bewirtungsbeleg oder ein kleiner Materialeinkauf.
• Fahrausweise wie Bahn- oder Bustickets.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen, zum Beispiel viele Heilbehandlungen oder Unterrichtsleistungen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen. Diese Ausnahme ist nach aktuellem Stand nicht befristet.
• Rechnungen ins Ausland. Die deutsche Pflicht betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland.

Was passiert, wenn du keine E-Rechnung schickst?

Ein Bußgeld speziell für fehlende E-Rechnungen gibt es nicht. Das eigentliche Problem liegt beim Kunden: Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, gilt eine PDF- oder Papierrechnung nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Das kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Seine Buchhaltung wird die Rechnung deshalb zurückschicken und eine korrekte E-Rechnung verlangen.

Für dich bedeutet das: Dein Geld kommt später. Im schlechtesten Fall zahlt ein Geschäftskunde erst, wenn die Rechnung im richtigen Format vorliegt. Gerade in der Anfangszeit, in der jeder Zahlungseingang zählt, ist das ein echtes Liquiditätsrisiko.

So bereitest du dich in 6 Schritten vor

Welche Software kann E-Rechnungen – und was kostet sie?

Word und Excel können keine E-Rechnungen erzeugen. Du brauchst ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung und ZUGFeRD beherrscht. Die gute Nachricht: Das können inzwischen fast alle gängigen Programme, und für wenige Rechnungen gibt es sogar kostenlose Tarife.

Rechnungsprogramme sind Betriebsausgaben. Die Kosten senken also deinen Gewinn und damit deine Steuer. Wie sich die Programme im Alltag unterscheiden, zeigt der Buchhaltungssoftware-Vergleich. Eine ausführliche Übersicht nur zu E-Rechnungs-Programmen findest du im Ratgeber E-Rechnung-Software.

Worauf du bei der Programmwahl achten solltest

• Beide Formate: Das Programm sollte XRechnung und ZUGFeRD erstellen können. Manche Kunden, vor allem Behörden, verlangen ausdrücklich XRechnung.
• Empfang und Anzeige: Gut ist, wenn das Programm eingehende E-Rechnungen automatisch einliest und lesbar anzeigt.
• Prüfung vor dem Versand: Ein eingebauter Check, der fehlende Pflichtangaben meldet, spart Rückfragen.
• Archivierung: Das Programm sollte E-Rechnungen im Originalformat und GoBD-konform speichern.
• Anbindung an Konto und Steuerberatung: Eine Verbindung zu deinem Geschäftskonto und ein DATEV-Export sparen jede Woche Zeit. Welche Konten sich gut anbinden lassen, steht im Geschäftskonto-Vergleich.
• Preis nach deinem Bedarf: Wer nur ein paar Rechnungen im Monat schreibt, braucht keinen teuren Tarif. Plane die Kosten mit in dein Startbudget ein.

Häufige Fragen